Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ І організацій - страница 3


4.4.4. Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів

комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який

підписується головою або його заступником і секретарем комісії, та

набувають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК

керівником установи.

Секретар ЕК за вказівками її голови забезпечує скликання

комісії, складає протоколи засідань, доводить до відома

структурних підрозділів і окремих посадових осіб установи рішення

комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде

документацію ЕК і забезпечує її зберігання.


4.5. Порядок проведення експертизи цінності документів

та оформлення її результатів


4.5.1. Експертиза цінності документів здійснюється щорічно

працівниками служби документаційного забезпечення управління

установи разом з ЕК під методичним керівництвом архіву установи.

4.5.2. Під час проведення експертизи цінності здійснюється

відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років)

зберігання для передання до архіву установи, визначення документів

тимчасового зберігання в структурних підрозділах установи,

виділення до знищення документів і справ за минулі роки, строки

зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і

повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків

зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання

встановлених правил оформлення документів та формування справ.

Відбір документів постійного зберігання проводиться на

підставі типового, відомчих (галузевих) переліків документів,

типових і примірних номенклатур справ із зазначенням строків їх

зберігання та індивідуальної номенклатури справ установи шляхом

поаркушного перегляду кожного документа. Забороняється відбір

документів для подальшого зберігання та знищення на підставі

заголовків справ в опису або номенклатурі справ.

4.5.3. Справи з позначкою "ЕПК", у яких експертизою цінності

встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають

переформуванню. Документи постійного зберігання, виділені з

зазначених справ, об'єднуються в самостійні справи або

приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову

сформованих справ здійснюється тільки по завершенні експертизи

цінності документів.

Під час проведення експертизи цінності виявляються дублетні

документи, чернетки, неоформлені копії, що підлягають вилученню зі

справ постійного зберігання.

4.5.4. У разі встановлення в процесі експертизи цінності

фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою,

відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх

розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за

поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ

(документів) (додаток 6), призначає службове розслідування і видає

наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті

документів або справ. Довідка про причини відсутності документів

або справ, підписана керівником відповідного структурного

підрозділу, передається до архіву установи.

4.5.5. За результатами експертизи цінності в установі

складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років)

зберігання та з особового складу, а також акти про виділення до

знищення справ, строки зберігання яких закінчилися. При цьому

враховуються такі примітки, як "Доки не мине потреба", "До заміни

новими", "Після закінчення строку договору" тощо. Оформлення та

описання справ здійснюється відповідно до вимог пунктів 5.1, 5.2

цих Правил.

4.5.6. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися,

та складання акта про виділення цих документів до знищення

(додаток 7) здійснюються після зведення описів справ установи за

відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК установи

одночасно. Схвалені ЕК установи акти затверджуються керівником

установи тільки після затвердження і погодження в установленому

порядку описів справ постійного зберігання та з особового складу,

після чого установа-фондоутворювач має право знищувати документи.

4.5.7. Справи включаються в акт про виділення їх до знищення,

якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня

року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком

зберігання, закінчені у 2000 році, можуть включатися в акт, що

буде складений не раніше 1 січня 2004 року, з п'ятирічним строком

зберігання - не раніше 1 січня 2006 року з урахуванням приміток,

зазначених у відповідних переліках документів (див. пункти 4.5.2,

4.5.5 цих Правил).

Акт про виділення до знищення документів складається в двох

примірниках на всі справи установи в цілому. Назви однорідних

справ, відібраних до знищення, уносяться в акт під загальним

заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної

групи.

4.5.8. Установи, у діяльності яких не створюються документи

Національного архівного фонду, складають акти про виділення

документів до знищення тільки після затвердження описів справ

тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу.

Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником

установи і його погодження з відповідним державним архівом.

4.5.9. Акти про виділення документів до знищення мають валову

нумерацію, починаючи з N 1.

4.5.10. Справи, відібрані до знищення, після погодження та

затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної

сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової

макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх

вага та номер накладної вказуються в актах про виділення

документів до знищення. Ці акти вміщуються в справу архівного

фонду установи та зберігаються в архіві установи.

Якщо обсяг справ, що виділені до знищення, незначний, вони

можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.

4.5.11. Порядок знищення документів і справ з грифом "Для

службового користування" визначається спеціальною Інструкцією,

затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27

листопада 1998 р. N 1893 ( 1893-98-п ).


4.6. Державна реєстрація документів Національного архівного

фонду, що зберігаються в архіві установи


4.6.1. Державній реєстрації підлягають усі документи

установи, що віднесені експертизою їх цінності до складу

Національного архівного фонду. Державна реєстрація документів

Національного архівного фонду установи здійснюється відповідним

державним архівом сумарно за обліковими відомостями архіву

установи, де зберігаються ці документи.

4.6.2. Після затвердження рішення ЕПК про віднесення

документів установи до складу Національного архівного фонду

відповідний державний архів оформляє на ці документи реєстраційне

свідоцтво (додаток 8). Реєстраційне свідоцтво видається

установі-власникові документів разом із примірником затвердженого

опису документів.

4.6.3. Питання видавання, переоформлення та анулювання

реєстраційних свідоцтв регулюються Положенням про державну

реєстрацію документів Національного архівного фонду, затвердженим

постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853

( 853-95-п ).


5. Підготовка і передання справ до архіву установи


Закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад

10 років) зберігання та з особового складу повинні здаватися до

архіву установи для наступного зберігання та користування. Справи

тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в

архів установи за рішенням її керівника.


5.1. Оформлення справ


5.1.1. Оформлення справ, заведених у діловодстві структурних

підрозділів установи, покладається на працівників цих підрозділів

за методичною допомогою архіву установи.

Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів у справі,

складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів

справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення

справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.


Нумерація аркушів справ


5.1.2. З метою забезпечення збереженості та закріплення

порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім

аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються

арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті

простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування

чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів

забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи

нумеруються окремо.

5.1.3. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або

частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

5.1.4. Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні

документи, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на

зворотному боці в лівому верхньому куті.

5.1.5. Аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивається

за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті,

а потім фальцюється на формат А4.

5.1.6. Аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями,

вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до

документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки

до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.

5.1.7. Підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються

валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується

конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

5.1.8. Підшиті в справи документи з власною нумерацією

аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає

послідовності розташування аркушів у справі.

5.1.9. У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів

справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої

старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться

новий номер аркуша.

5.1.10. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів

справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1-а,

12-б тощо).


Складання внутрішнього опису документів справи


5.1.11. Внутрішній опис документів складається до деяких

категорій справ, що містять унікальні документальні пам'ятки,

документи з грифом "Для службового користування", особові,

судово-слідчі справи тощо. Необхідність складання внутрішнього

опису документів деяких справ визначається інструкцією з

діловодства установи.

5.1.12. Внутрішній опис (додаток 9) складається на окремому

аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери

документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів

справи, на яких розташований кожен документ.

5.1.13. До внутрішнього опису складається підсумковий запис,

у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що

включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису.

Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено

або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк

підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

5.1.14. Зміни складу документів справи (включення додаткових

документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо)

відображаються в графі "Примітки" із посиланням на відповідні

виправдовувальні документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього

опису складається новий підсумковий запис.


Складання засвідчувального напису справи


5.1.15. Засвідчувальний напис справи складається з метою

обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх

нумерації.

Засвідчувальний напис (додаток 10) складається на окремому

аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкарських примірниках

справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці

останнього чистого аркуша.

5.1.16. У засвідчувальному напису зазначаються цифрами і

літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак "+"

(плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

5.1.17. У засвідчувальному напису застерігаються такі

особливості нумерації документів справи:

наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями,

вирізками тощо;

номери великоформатних аркушів;

номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень.

5.1.18. Засвідчувальний напис підписується особою, яка його

склала. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження

аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових

документів тощо) зазначаються у засвідчувальному напису із

посиланнями на відповідний виправдовувальний документ (наказ,

акт).

5.1.19. У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі

наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий

засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі

постійно.

Оправлення справ


5.1.20. Справи постійного, тривалого (понад 10 років)

зберігання та з особового складу оправляються в тверду обкладинку,

а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську

документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими

нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки,

булавки) вилучаються з документів.

5.1.21. Під час оправлення або підшивання документів справи

не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів

надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити

корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту

документів.


Оформлення обкладинок справ


5.1.22. Обкладинки справ постійного, тривалого (понад 10

років), тимчасового зберігання та з особового складу оформляються

за встановленою формою (додаток 11).

Перед передаванням справ до архіву установи в текст на їх

обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється

відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих

документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові

відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми

звітності, вказівки на копійність документів тощо).

5.1.23. На обкладинках справ проставляються дати документів,

уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів

(частин), то на кожному з них проставляються крайні дати

документів.

У разі зазначення точних календарних дат указуються число,

місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва

місяця пишеться словами.

5.1.24. На обкладинці справи проставляється її номер за

описом і, за погодженням з архівом установи, номер опису та номер

архівного фонду (див. п. 7.2.5 цих Правил).

5.1.25. У разі зміни найменування установи (її структурного

підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під

час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу)

на обкладинці справи зазначається нове найменування установи

(структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким

чорним чорнилом або пастою.

5.1.26. У разі вміщення в справу титульного аркуша,

виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи

зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.


5.2. Складання та оформлення описів справ у діловодстві установи


5.2.1. Описи справ як установи в цілому (для установ з

централізованим формуванням і зберіганням справ), так і кожного

структурного підрозділу окремо (для установ із складною

структурою) складаються за встановленою формою (додаток 1).

5.2.2. Опис справ структурного підрозділу складається

посадовою особою, відповідальною за стан діловодства в

структурному підрозділі, при методичній допомозі архіву установи з

дотриманням таких правил:

номер опису структурного підрозділу повинен складатися з

цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою

справ з доданням початкової літери назви категорії документів, що

входять до опису, та чотирьох цифр року, у якому заведені включені

до опису справи.

Приклад. Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років)

зберігання та з особового складу структурного підрозділу N 5, що

значаться за номенклатурою справ і заведені в 2000 році, будуть

мати номери: 5П - 2000; 5Т - 2000; 5ОС - 2000;

графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених

на обкладинку (титульний аркуш) справи. Опис справ тимчасового

зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття

за переліком";

графа опису "Примітка" використовується для позначок про

особливості фізичного стану справ, про передання справ іншим

структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність

копій документів у справі;

систематизація справ структурного підрозділу, що включаються

до опису, повинна відповідати їх систематизації за номенклатурою

справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим

номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то

кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим

заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а

всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при

цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на

кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

справи з особового складу вносяться до опису за абеткою,

тематикою, хронологією.

5.2.3. Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною

суцільною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний

розділ опису.

5.2.4. У кінці опису робиться підсумковий запис із

зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за

описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також

обумовлюються особливості нумерації справ в опису (літерні та

пропущені номери справ).

5.2.5. У річний розділ опису вносяться також справи, не

завершені впродовж календарного року. У таких випадках у кінці

річних розділів опису кожного наступного року, упродовж якого

справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: "Документи з

цього питання див. також у розділі за _____ рік, N ____", а графи

4, 5 опису не заповнюються.

5.2.6. Опис справ структурного підрозділу підписується

укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником

служби документаційного забезпечення управління і затверджується

керівником структурного підрозділу.

5.2.7. Опис справ структурного підрозділу установи

складається в двох примірниках, перший з яких передається разом із

справами в архів установи, а другий залишається як контрольний

примірник у структурному підрозділі.

5.2.8. Описи справ структурних підрозділів установи є

підставою для складання зведеного опису справ установи.


5.3. Передання справ до архіву установи


5.3.1. В архів установи передаються справи постійного,

тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Їх

передавання здійснюється тільки за описами справ.

5.3.2. Підготовка справ структурного підрозділу для передання

до архіву установи включає перевіряння правильності формування

документів у справи, оформлення документів кожної справи,

оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій

керівником установи.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ

7281255180117958.html
7281377682530537.html
7281487571155839.html
7281556241976744.html
7281762863626086.html